De Brown Paper-methode

Inleiding

Als manager ben je altijd op zoek naar verbetering. Er is immers geen organisatie waar structuren, processen en manieren van werken niet geoptimaliseerd kunnen worden. Om die optimalisering voor elkaar te krijgen, worden vertrouwde wegen bewandeld: kostenbesparingen, reorganisaties en de inzet van ict zijn bekende voorbeelden. Opmerkelijk genoeg heeft zich echter een 'blinde vlek' ontwikkeld voor de realisering van substantiële en duurzame verbeteringen. Het management lijkt vaak te vergeten waar het allemaal gebeurt: bij de medewerkers op de werkvloer.

Als je aan medewerkers - op alle niveaus - vraagt hoeveel onbenut potentieel ze op de werkvloer zien, noemen ze zonder uitzondering hoge percentages. De medewerkers verwachten prestatieverbeteringen tussen de 30 en 100 procent te kunnen realiseren, een enkele keer nog meer! De vraag is dan ook: waarom wordt dit onbenutte potentieel niet herkend en verzilverd? Een van de belangrijkste voorwaarden voor het incasseren van onbenut potentieel is oprechte interesse voor de medewerkers op de werkvloer. De aandacht van management en directie van de onderneming gaat echter vaak uit naar heel andere zaken. Is de werkvloer niet sexy genoeg?

Veronachtzaming van de werkvloer leidt ertoe dat onbenut potentieel niet in het vizier komt en optimalisering van de organisatie beperkt blijft tot traditionele methodes, zoals strategieaanpassingen, gebruikmaking van ict en automatisering, of gewoon mensen ontslaan. Dergelijke methodes hebben effect, maar het probleem is dat er bij het management overtuigingen leven die het zicht ontnemen op de geweldige verbeterkans die de werkvloer biedt. Kenmerkend voor deze traditionele benadering is dat veranderprocessen vaak van bovenaf worden ingezet, terwijl de problemen van top-down geïnitieerde veranderingen toch algemeen bekend zijn: ze duren erg lang, vreten energie, ontberen draagvlak en leiden zelden tot duurzame resultaten. Bovendien: wat zijn de gevolgen van dergelijke traditionele benaderingen voor de motivatie van de medewerkers op de werkvloer? Hoe enthousiast gaan die elke dag naar hun werk als ze weten dat de organisatie er niet uithaalt wat erin zit? Als ze merken dat het management eigenlijk niet zo vreselijk geïnteresseerd is in wat er op de werkvloer gebeurt? Waarom zou iemand nog initiatief tonen?

Vaak laten bedrijven zich verleiden tot sanering in de vorm van een kwantitatieve kostenbesparing of reorganisatie. Wanneer de organisatie de toekomstige consequenties daarvan negeert, heeft dat grote gevolgen. De organisatie wordt uitgehold omdat er op basis van kwantitatieve maatstaven wordt gesneden in de organisatie, de bekende kaasschaafmethode. Uitgangspunt bij dergelijke operaties is meestal om in alle delen van de organisatie een percentage of deel van de activiteiten te schrappen. Daarmee wordt de organisatie alle flexibiliteit ontnomen en, belangrijker nog, raakt zij een deel van haar kwaliteiten kwijt. Feitelijk wordt er gesneden in de innovatie- en verkoopkracht, terwijl die bij veel bedrijven juist de drivers voor de toekomst zijn. Bij een bezuinigingsproject worden - overal waar het maar even kan - kosten uit de organisatie gehaald, bij voorkeur zo snel en zo veel mogelijk. De gevolgen van deze bezuinigingsdrift zijn vaak desastreus. Medewerkers worden 'boventallig verklaard' - alleen die term al - en er wordt voorbijgegaan aan de specifieke kwaliteiten van mensen. En als medewerkers nooit zijn 'aangestuurd' op basis van hun individuele kwaliteiten en prestaties, dan is het vrij zeker dat hun talenten nooit voldoende en op de juiste manier zijn aangesproken.

Je hebt nu een boek in handen dat een aanpak biedt om samen met de medewerkers daadwerkelijke optimalisering voor elkaar te krijgen: de Brown Paper-methode! De Brown Paper-methode stelt je in staat om met je medewerkers de huidige bedrijfsprocessen en aansturing gedetailleerd in kaart te brengen, alle kritieke punten boven water te halen en het potentieel dat binnen je organisatie aanwezig is werkelijk te benutten. De Brown Paper-methode zorgt voor de bewustwording dat veranderen noodzakelijk is. Dat iedereen, management en medewerkers, die noodzaak begrijpt en ervan doordrongen is. Belangrijker nog, deze methode laat ook snel zien waar de knelpunten zitten en hoe (en door wie) die opgelost kunnen worden. Je medewerkers zien de mogelijkheden om het anders en beter te doen, en begrijpen wat er moet gebeuren om het beoogde resultaat of nog meer te bereiken.

Met de Brown Paper-methode kan veel eenvoudiger aan bedrijfsoptimalisering worden gewerkt dan met de veelal zeer complexe theorieën en methodes waarmee de markt overspoeld is. In onze dagelijkse verbeterpraktijk passen wij alweer zo'n tien jaar tools en technieken toe die tot aantoonbare resultaten hebben geleid en de verwachtingen van management en medewerkers vaak hebben overtroffen. Bij veel van de tools en technieken in dit boek denk je waarschijnlijk: grappig dat het zo eenvoudig en vooral leuk kan zijn. Dan heb je alle gelijk van de wereld. Veranderen is inderdaad leuk. Alleen al de collectieve productie van de 'procesfoto' die een Brown Paper in de kern is, zorgt voor groot inzicht en enorme betrokkenheid. Nooit eerder waren de werkzaamheden op andere afdelingen zo duidelijk. Structuren en processen worden volstrekt helder en je krijgt scherp zicht op eventuele bottlenecks en risico's. Daarnaast maakt zo'n Brown Paper de noodzaak tot verandering op een aansprekende manier inzichtelijk. Je medewerkers zien de uitdaging letterlijk voor zich. Als derde pluspunt biedt een Brown Paper concreet inzicht in directe mogelijkheden voor de eerste verbeteringen, de bekende quick wins. En dat is een wezenlijke motivator om gezamenlijk het verandertraject daadwerkelijk in te gaan.

Alles komt uiteindelijk terug en bij elkaar bij de basis van de onderneming. Continue verbetering van het resultaat is mogelijk. Verbeterkansen, ook hele grote, liggen voor het oprapen en zijn, zoals je zult ontdekken, vaak al bekend bij de medewerkers op de werkvloer. Dus waar wacht je op? Laat je verrassen door wat mogelijk is.

In hoofdstuk 1 beschrijven we de theorie van veranderen. We beperken ons tot het minimaal noodzakelijke als achtergrond voor de verdere uitleg van de Brown Paper-methode. In de hoofdstukken erna leggen we in detail de verschillende stappen uit, die grofweg in drie fases in te delen zijn:

1. bewustwording van de problemen en de noodzaak van verandering;
2. gezamenlijk creëren van de nieuwe werkelijkheid;
3. implementatie van de verandering, onder intensieve begeleiding.

Er is een groot aantal nuttige gereedschappen die toegepast kunnen worden binnen en naast de Brown Paper-methode, maar het voert te ver om die allemaal te bespreken. Voor dit boek hebben we een selectie gemaakt van de beste en belangrijkste gereedschappen, op basis van de toegevoegde waarde aan de bewustwording en het maximaal operationeel rendement voor de organisatie.

Voor een succesvol veranderproject is het niet noodzakelijk dat je alle in dit boek beschreven gereedschappen gebruikt. Ook de volgorde van de diverse stappen is geen wet van Meden en Perzen, al zal het duidelijk zijn dat je altijd moet beginnen met bewustwording. Bovendien kun je afzonderlijke technieken uit de gereedschapskist halen, afhankelijk van de vraag of het probleem waar jouw organisatie voor staat, en morgen beginnen met de toepassing daarvan. Een groot aantal schema's en invulformulieren kun je gratis downloaden van brownpapercompany.nl. Om te voorkomen dat je denkt dat ons verhaal te theoretisch klinkt, too good to be true, laten we een aantal mensen aan het woord die beschrijven hoe zij de verschillende fases, de benadering als geheel en de resultaten hebben beleefd. Je vindt deze beschrijvingen in kaders, verspreid over de hoofdstukken.

Veel leesplezier!

Wessel Berkman en Marcel van der Schaaff
Herfst 2009

---